Livre a empresa dos e-mails desnecessários!

Você se sente afogado em e-mails? Como resolver o problema de centenas de e-mails diários trafegando na caixa de entrada, diminuindo a quantidade de mensagens.

Ao fazer uma analogia entre tráfego de e-mails e tráfego automotivo você irá perceber algumas semelhanças e poderá criar uma solução não só pessoal como também para a equipe de sua empresa. Há 100 anos o automóvel era uma nova tecnologia, não existiam regras de trânsito nem era necessário ter um certificado de habilitação para dirigi-lo. Com o aumento estratosférico de automóveis na rua, sem regras e a necessidade de habilitação do motorista, a quantidade de acidentes multiplicou forçando a sociedade e suas autoridades a criar regras para que o transito fluísse sem acidentes.

A sua caixa de entrada de e-mails sofre hoje o mesmo problema que o automóvel há cerca de 100 anos. Quem foi que lhe ensinou a administrar e-mails? A resposta mais comum é ralando e tirando duvidas com os colegas. A maioria das pessoas reclama e não sabe direito o que está chegando a sua caixa de entrada. Ao invés de olhar a caixa de entrada em ordem cronológica de chegada analise a por remetente. Descubra e desmascare comportamentos. Clique no titulo da Coluna “de” de sua caixa de entrada e analise as mensagens por remetentes internos á sua empresa. O que é que eles estão pedindo com a mensagem? Comunicar, Solicitar, Informar, Convidar, Enrolar e outras classificações diversas.

A pessoa ansiosa como a personagem Capitú Leira ao receber uma tarefa, envia dezenas de e-mails ao seu chefe para informar cada passo da tarefa executado. Ao final da tarefa seu chefe recebeu 25 e-mails ao invés de um único. Como solucionar este tipo de comportamento? Pergunte a pessoa: Quando ela espera terminar a tarefa? Se a resposta for, por exemplo: dois dias, solicite então que só informe o encerramento da mesma em dois dias sem enviar e-mails intermediários. Com esta atitude você evitará que 25 e-mails sejam escritos. Mark Eteiro envia mensagens a torto e a direito mostrando como ele é maravilhoso, eficiente e traz retornos excepcionais á empresa. No instante que você mostra a ele a quantidade de e-mails enviados e os motivos; o comportamento está desmascarado. Ele irá pensar sempre antes de enviar a mensagem de como ele é o melhor dos melhores jogadores “de água fora da bacia” e evitará novas mensagens do gênero.

Os e-mails escritos não só traduzem fatos racionais, mas as emoções, ansiedades e stress envolvidos no dia a dia de cada pessoa. Em uma empresa sem um programa de treinamento e regras de utilização de e-mail as perdas de tempo, produtividade e principalmente de segurança permitem vazar até documentos sigilosos.

Criar e implantar um programa empresarial de uso dos meios eletrônicos como e-mail, instant messaging, e telefonia via internet e obter resultados efetivos exigem a forte cooperação da equipe de TI, RH e um programa participativo dos colaboradores enviando sugestões para então criar as regras, treinar e implantar. Sempre que o conhecimento é corretamente disseminado a equipe torna-se consciente dos problemas e passa a evitá-los. Capitu Leiras, Mark Eteiros e muitas outras ações erradas podem ser evitadas com treinamento e o uso de um conjunto de regras aplicadas à caixa de entrada.

Lembre-se:

1. Caixa de Entrada não é depósito de e-mails e sim uma caixa de passagem e ação;
2. Analise os e-mails por remetente e descubra os comportamentos mascarados;
3. Comunique o problema ao remetente e sugira uma solução;
4. Crie um programa empresarial e ensine as regras de uso dos sistemas de mensagens eletrônicas;
5. Criar regras não é proibir, mas sim regular para que funcione de forma adequada.