O Office 2007 é bastante completo, mas dá para melhorá-lo ainda mais. Mediante add-ins, é possível acrescentar suporte a exportação para PDF, da Adobe, formato padrão na distribuição de documentos e manuais, e ODF, o OpenDocument Format, padrão aberto adotado por muitas suítes de desenvolvimento, como o OpenOffice.org.

PDF e XPS

Adobe Reader.O download do add-in do PDF pode ser feito aqui, lembrando que é necessário validar o Office para poder baixá-lo. O arquivo tem menos de 1 MB, e basta instalá-lo para que o Office passe a suportar, além de PDF, o formato XPS também.

Para salvar seus arquivos nestes formatos, clique no ícone do Office, no canto superior direito da tela, aponte para Salvar como…, e clique em PDF ou XPS.

Salvar em PDF ou XPS.

Na tela que aparece, deve-se definir o nome, o formato (PDF ou XPS), além de outras opções relativas à qualidade e tamanho. Essas últimas são, na realidade, duas:

  • Padrão (publicação online e impressão);
  • Tamanho mínimo (publicação online).

Os nomes são auto-explicativos.

A grande vantagem do PDF (Portable Document Format) é preservar diagramação, fontes e estrutura, independente do computador, sistema ou programa usado. Por essas e outras, como já dito, este formato é largamente utilizado para distribuição de manuais e documentos via Internet. São visualizadores de arquivos PDF o Adobe Reader e o Foxit Reader, por exemplo.

Já o XPS (XML Paper Specification) é o “PDF da Microsoft”. Possui as mesmas características, é feito com base no .Net Framework 3, e ainda é pouco conhecido e utilizado. A Microsoft disponibiliza um visualizador de arquivos XPS, que pode ser baixado aqui.

ODF

ODF.A Microsoft criou um novo padrão de arquivos para o Office 2007, baseado em XML, e batizado de OpenXML. Neste cenário, o ODF (OpenDocument Format) já existia, e todos sentiram uma pontinha de decepção quando, ao invés de adotar o padrão já consolidado, a Microsoft decidiu criar seu próprio padrão aberto.

Arquivos ODF têm sufixos como *.odt (textos) e *.ods (planilhas), por exemplo. Este padrão é utilizado por algumas suítes famosas, como o OpenOffice.org, e tem boa aceitação no mercado.

Felizmente, a Microsoft pelo menos fez o favor de criar um add-in que converte arquivos ODF para OpenXML. O projeto ainda está num estágio bem primitivo, de modo que não há um add-in completo; é preciso baixar os instaladores separadamente, um para cada aplicativo (Word, Excel e PowerPoint). Outras considerações ruins sobre este add-in é que ele converte o arquivo para OpenXML, ao invés de dar ao Office a capacidade de trabalhar com eles. Por fim, não funciona com arquivos protegidos com senha… Mesmo assim, é o melhor que se pode ter no momento.

Confira os links para download:

No SourceForge, há versões dos add-ins para outras versões do Office, como a XP e a 2003.

Como dito, este add-in é bem limitado. Ele não permite salvar, nem sequer editar o arquivo e mantê-lo em ODF. De qualquer maneira, basta executar o arquivo. Uma rápida conversão é realizada, e em seguida, o arquivo aparece aberto no Office, só que com a extensão nativa do programa da Microsoft:

Convertendo ODF.

Espero que essas duas dicas simples lhes sejam úteis, e até a próxima!